📚 Manuel d’utilisation de Kiogo

Guide complet pour utiliser l’application de gestion d’accueil périscolaire

Introduction

Bienvenue sur Kiogo, l’application conçue pour simplifier la gestion quotidienne de votre accueil périscolaire et rendre la communication avec les familles claire, immédiate et transparente.

🎯 Ce que vous pouvez faire avec Kiogo

  • Enregistrer les présences et les absences des élèves
  • Gérer les devoirs et ajouter des notes individuelles
  • Communiquer directement avec les parents, y compris en diffusion à tous
  • Publier le menu de la cantine et le calendrier des événements
  • Partager l’IBAN et les coordonnées de la structure en une touche

1. Accès et première configuration

1.1 Enregistrement de l’accueil périscolaire

  1. Ouvrez l’application Kiogo
  2. Sélectionnez l’onglet Éducateur
  3. Touchez Enregistrer un nouvel accueil
  4. Saisissez le nom de la structure et votre e-mail, puis définissez un mot de passe (6 caractères minimum)

Une fois l’inscription terminée, vous serez dirigé vers l’Espace éducateur.

1.2 Connexion

Saisissez vos identifiants (e-mail et mot de passe) pour vous connecter. Si vous avez oublié votre mot de passe, touchez Mot de passe oublié ? sur l’écran de connexion pour recevoir un e-mail de réinitialisation.

2. Gestion des élèves et des codes parents

2.1 Ajouter un nouvel élève

  • Dans l’Espace éducateur, touchez l’icône + en haut à droite (ou ouvrez le menu latéral et sélectionnez Ajouter un élève)
  • Saisissez le prénom et le nom de l’élève, puis confirmez

L’application génère automatiquement un code parent unique de 6 caractères associé à l’élève.

2.2 Partager le code d’accès avec les parents

  1. Touchez le bouton avec le code PIN sur la fiche de l’élève
  2. Touchez l’icône du QR code dans le menu latéral pour afficher/copier le Code de l’école (ID)
  3. Une fenêtre s’ouvre avec le code correspondant et le bouton Partager, qui permet d’envoyer directement les instructions par WhatsApp, e-mail ou SMS

2.3 Retirer un élève

  1. Ouvrez le menu latéral et sélectionnez Retirer un élève
  2. Repérez l’élève dans la liste et touchez l’icône de la corbeille
  3. Confirmez la suppression

Cette opération supprime définitivement l’élève et désactive l’accès de ses parents.

3. Gestion quotidienne du groupe

Toutes les modifications effectuées dans l’onglet Élèves sont synchronisées en temps réel avec les applications des parents.

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Appel (présences et absences)

Sur la fiche de chaque élève, vous voyez le statut de présence signalé par les parents. Touchez la fiche de l’élève pour envoyer une note aux parents.

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État des devoirs

Sous la fiche de l’élève se trouve l’indicateur Devoirs terminés / non terminés. Touchez le cadre pour changer le statut : le parent verra la coche verte dans son application.

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Notes individuelles

Touchez la fiche de l’élève pour ajouter ou modifier une note propre à la journée (par ex. « Départ anticipé à 16 h 00 »). Elle ne sera visible que par les parents de cet élève.

4. Communications et notifications des parents

4.1 Notifications des parents (regroupées par élève)

  • Ouvrez le menu latéral et sélectionnez Notifications des parents
  • La liste affiche les élèves dont les parents ont envoyé des messages, avec le nombre de messages reçus
  • Touchez le nom de l’élève pour accéder à l’historique complet de ses messages
  • Vous pouvez supprimer les messages lus ou anciens en touchant l’icône de la corbeille à côté de chaque message

4.2 Message d’état pour tous (diffusion)

Si vous souhaitez envoyer un message général à tous les parents (par ex. « Demain la structure sera fermée pour un jour férié local ») :

  1. Ouvrez le menu latéral et sélectionnez Message d’état pour tous
  2. Rédigez le texte et sélectionnez Envoyer à tous

5. Menu de la cantine et calendrier des événements

5.1 Gestion du menu de la cantine

  1. Ouvrez le menu latéral et sélectionnez Gérer le menu
  2. Saisissez les plats du jour (par ex. entrée, plat principal, accompagnement, fruit)
  3. Enregistrez : le menu mis à jour apparaîtra immédiatement sur l’écran des parents

5.2 Calendrier des événements et sorties

  1. Sélectionnez l’onglet Calendrier dans la barre supérieure
  2. Touchez le jour souhaité dans le calendrier
  3. Touchez Nouvel événement
  4. Saisissez le titre (par ex. « Sortie au parc ») et les notes/détails
  5. Enregistrez l’événement : il apparaîtra marqué d’un point, tant pour les éducateurs que pour les parents

ℹ️ Remarque sur la réinitialisation quotidienne

Les événements du calendrier et les données de la structure ne sont pas supprimés. Chaque nuit, le système effectue une réinitialisation automatique uniquement des présences, du statut des devoirs et des notes quotidiennes de chaque élève.

6. Options de la structure et abonnement

6.1 Configuration des données et de l’IBAN

Dans le menu latéral, sous Options de la structure, vous pouvez :

  • Mettre à jour le nom de l’accueil, l’adresse et la ville
  • Saisir l’IBAN de la structure afin que les parents puissent consulter les coordonnées de paiement des cotisations ou services

6.2 Gestion de l’abonnement

Depuis l’écran Options de la structure ou le portail intégré, vous pouvez vérifier l’état de votre essai gratuit ou de votre abonnement actif et accéder au portail de gestion du store (Google Play / App Store / Stripe) pour toute modification.

💳 Période d’essai

  • 30 jours d’essai gratuit pour chaque nouvelle structure enregistrée
  • Toutes les fonctionnalités principales accessibles sans frais
  • À l’issue de l’essai, vous pouvez souscrire un abonnement mensuel

7. Guide d’utilisation pour les familles

Bienvenue sur Kiogo, l’application pensée pour vous tenir toujours informés de la journée de votre enfant à l’accueil périscolaire, de façon simple, immédiate et sûre.

7.1 Première connexion et configuration

Il n’est pas nécessaire de créer un compte avec e-mail et mot de passe. Pour accéder à l’application, il suffit de suivre ces étapes simples :

  1. Téléchargez et ouvrez l’application Kiogo
  2. Sélectionnez l’onglet Parent
  3. Saisissez les deux codes fournis par la structure :
    • Code de l’école (ID) : identifie la structure fréquentée par l’enfant
    • Code parent : un code personnel et exclusif de 6 caractères associé à votre enfant
  4. Vous pouvez aussi toucher le bouton Scanner le QR code et cadrer le code fourni par les éducateurs
  5. Touchez Entrer

💡 Remarque sur la sécurité

Le code parent est strictement personnel. Il garantit que les informations, notes et avis concernant votre enfant ne sont visibles que par vous.

🟢

Présence du jour

Présent (coche verte) : l’élève est confirmé pour la journée. Absent (icône rouge) : signalez l’absence à la structure. Vous pouvez utiliser l’interrupteur « Présence du jour » pour signaler une absence à l’avance.

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État des devoirs

Vérifiez l’avancement des devoirs scolaires pendant les heures d’accueil : terminés ou en cours.

🗒️

Note des éducateurs

Communications et remarques individuelles sur la journée (par ex. « A terminé la recherche d’histoire », « Apporter le cahier de géométrie demain »).

🍽️

Menu de la cantine

Consultez le menu préparé par la structure pour aujourd’hui : entrée, plat principal, accompagnement/fruit.

✉️

Dernier message envoyé

Affiche l’historique et l’heure du dernier message envoyé aux éducateurs.

7.2 Envoyer des messages et des avis à la structure

  1. Ouvrez le menu latéral en touchant l’icône à trois traits en haut à gauche
  2. Sélectionnez Envoyer un avis / message
  3. Saisissez votre message dans le champ de texte
  4. Touchez Envoyer

Le message arrivera immédiatement sur la tablette ou le smartphone des éducateurs, dans leur espace dédié.

7.3 Calendrier et événements de la structure

  • Jours en surbrillance : les jours avec un point vert ou un indicateur comportent des activités ou événements prévus
  • Détail des événements : en touchant un jour précis, tous les détails s’affichent (par ex. sorties au parc, anniversaires, fermetures pour jours fériés, réunions)

7.4 Coordonnées de paiement

  1. Ouvrez le menu latéral en haut à gauche
  2. Sélectionnez Paiements
  3. Consultez l’IBAN et l’adresse de la structure
  4. Utilisez le bouton Copier l’IBAN pour coller les coordonnées directement dans l’application de votre banque

8. Questions fréquentes

Éducateurs

Les parents doivent-ils payer pour télécharger l’application ?

Non, l’accès des parents est entièrement gratuit. Ils n’ont qu’à saisir l’ID de l’école et le code parent fourni par l’éducateur.

Que se passe-t-il si un parent perd le code ?

Vous pouvez consulter ou partager à nouveau le code à tout moment en touchant la fiche de l’élève.

Pouvons-nous utiliser l’application sur plusieurs tablettes/smartphones en même temps ?

Oui, il suffit de se connecter avec les mêmes identifiants du compte éducateur.

Familles

L’application est-elle gratuite pour les parents ?

Oui, l’application pour les familles est entièrement gratuite et ne nécessite aucun abonnement.

Que faire si je change de smartphone ?

Il suffit de télécharger à nouveau l’application Kiogo et de saisir de nouveau le code de l’école et le code parent.

Puis-je installer l’application sur plusieurs téléphones (par ex. maman et papa) ?

Oui, les deux parents peuvent télécharger l’application et saisir les mêmes codes d’accès pour suivre simultanément les informations de l’enfant.

📞 Contacter l’assistance

E-mail : fdmarco3@gmail.com