📚 Kiogo-Benutzerhandbuch

Vollständiger Leitfaden zur Nutzung der Verwaltungs-App für die Nachmittagsbetreuung

Einführung

Willkommen bei Kiogo, der App, die den Alltag Ihrer Nachmittagsbetreuung vereinfacht und die Kommunikation mit den Familien klar, unmittelbar und transparent macht.

🎯 Was Sie mit Kiogo tun können

  • Anwesenheit und Abwesenheit der Kinder erfassen
  • Hausaufgaben verwalten und individuelle Notizen hinzufügen
  • Direkt mit den Eltern kommunizieren, auch per Rundnachricht
  • Den Speiseplan veröffentlichen und den Terminkalender pflegen
  • Den IBAN teilen und die Daten der Einrichtung mit einem Fingertipp weitergeben

1. Zugang und Ersteinrichtung

1.1 Betreuung registrieren

  1. Öffnen Sie die Kiogo-App
  2. Wählen Sie den Reiter Betreuer
  3. Tippen Sie auf Neue Betreuung registrieren
  4. Geben Sie den Namen der Einrichtung und Ihre E-Mail-Adresse ein und legen Sie ein Passwort fest (mindestens 6 Zeichen)

Nach Abschluss der Registrierung gelangen Sie zum Betreuerbereich.

1.2 Anmeldung

Geben Sie Ihre Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) ein, um sich anzumelden. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, tippen Sie auf dem Anmeldebildschirm auf Passwort vergessen?, um eine E-Mail zum Zurücksetzen zu erhalten.

2. Kinder und Elterncodes verwalten

2.1 Ein neues Kind hinzufügen

  • Tippen Sie im Betreuerbereich oben rechts auf das Symbol + (oder öffnen Sie das Seitenmenü und wählen Sie Kind hinzufügen)
  • Geben Sie Vor- und Nachnamen des Kindes ein und bestätigen Sie

Die App erzeugt automatisch einen eindeutigen Elterncode mit 6 Zeichen, der dem Kind zugeordnet ist.

2.2 Den Zugangscode mit den Eltern teilen

  1. Tippen Sie auf der Karte des Kindes auf die Schaltfläche mit dem PIN-Code
  2. Tippen Sie im Seitenmenü auf das QR-Code-Symbol, um den Schulcode (ID) anzuzeigen bzw. zu kopieren
  3. Es öffnet sich ein Fenster mit dem jeweiligen Code und der Schaltfläche Teilen, mit der Sie die Anleitung direkt per WhatsApp, E-Mail oder SMS versenden können

2.3 Ein Kind entfernen

  1. Öffnen Sie das Seitenmenü und wählen Sie Kind entfernen
  2. Suchen Sie das Kind in der Liste und tippen Sie auf das Papierkorb-Symbol
  3. Bestätigen Sie das Löschen

Dieser Vorgang entfernt das Kind endgültig und sperrt den Zugang der Eltern.

3. Tägliche Gruppenverwaltung

Alle Änderungen im Reiter „Kinder“ werden in Echtzeit synchronisiert und erscheinen sofort in den Apps der Eltern.

📋

Anwesenheitskontrolle (Anwesenheit und Abwesenheit)

Auf der Karte jedes Kindes sehen Sie den von den Eltern gemeldeten Anwesenheitsstatus. Tippen Sie auf die Karte des Kindes, um den Eltern eine Notiz zu senden.

✅

Status der Hausaufgaben

Unter der Karte des Kindes finden Sie die Anzeige Hausaufgaben erledigt / nicht erledigt. Tippen Sie auf das Feld, um den Status zu wechseln: Die Eltern sehen dann in ihrer App das grüne Häkchen.

🗒️

Individuelle Notizen

Tippen Sie auf die Karte des Kindes, um eine Notiz für den Tag hinzuzufügen oder zu ändern (z. B. „Frühere Abholung um 16:00 Uhr“). Sie ist nur für die Eltern dieses Kindes sichtbar.

4. Kommunikation und Nachrichten der Eltern

4.1 Nachrichten der Eltern (nach Kind gruppiert)

  • Öffnen Sie das Seitenmenü und wählen Sie Nachrichten der Eltern
  • Die Liste zeigt die Kinder, deren Eltern Nachrichten gesendet haben, samt Anzahl der eingegangenen Nachrichten
  • Tippen Sie auf den Namen des Kindes, um den vollständigen Nachrichtenverlauf zu öffnen
  • Gelesene oder alte Nachrichten können Sie löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der Nachricht tippen

4.2 Statusnachricht an alle (Rundnachricht)

Wenn Sie allen Eltern eine allgemeine Mitteilung senden möchten (z. B. „Morgen bleibt die Einrichtung wegen eines Feiertags geschlossen“):

  1. Öffnen Sie das Seitenmenü und wählen Sie Statusnachricht an alle
  2. Schreiben Sie den Text und wählen Sie An alle senden

5. Speiseplan und Terminkalender

5.1 Speiseplan verwalten

  1. Öffnen Sie das Seitenmenü und wählen Sie Speiseplan verwalten
  2. Tragen Sie die Gerichte des Tages ein (z. B. Vorspeise, Hauptgericht, Beilage, Obst)
  3. Speichern: Der aktualisierte Speiseplan erscheint sofort auf dem Bildschirm der Eltern

5.2 Terminkalender und Ausflüge

  1. Wählen Sie in der oberen Leiste den Reiter Kalender
  2. Tippen Sie im Kalender auf den gewünschten Tag
  3. Tippen Sie auf Neuer Termin
  4. Geben Sie den Titel (z. B. „Ausflug in den Park“) und die Notizen/Details ein
  5. Speichern Sie den Termin: Er erscheint mit einem Punkt markiert, sowohl für Betreuer als auch für Eltern

ℹ️ Hinweis zum täglichen Zurücksetzen

Kalendertermine und Daten der Einrichtung werden nicht gelöscht. Das System setzt jede Nacht automatisch nur Anwesenheit, Hausaufgabenstatus und Tagesnotizen der einzelnen Kinder zurück.

6. Einrichtungsoptionen und Abo

6.1 Daten und IBAN einrichten

Im Seitenmenü können Sie unter Einrichtungsoptionen:

  • den Namen der Betreuung, die Adresse und den Ort aktualisieren
  • den IBAN der Einrichtung eintragen, damit die Eltern die Zahlungsdaten für Gebühren oder Leistungen einsehen können

6.2 Abo verwalten

Im Bildschirm „Einrichtungsoptionen“ oder über das integrierte Portal können Sie den Status Ihrer kostenlosen Testphase oder Ihres aktiven Abos prüfen und das Verwaltungsportal des Stores (Google Play / App Store / Stripe) für Änderungen öffnen.

💳 Testphase

  • 30 Tage kostenlose Testphase für jede neu registrierte Einrichtung
  • Alle wichtigen Funktionen kostenlos nutzbar
  • Nach Ablauf der Testphase können Sie ein Monatsabo abschließen

7. Leitfaden für Familien

Willkommen bei Kiogo, der App, mit der Sie immer auf dem Laufenden sind, wie der Tag Ihres Kindes in der Nachmittagsbetreuung verläuft – einfach, unmittelbar und sicher.

7.1 Erster Zugang und Einrichtung

Sie müssen kein Konto mit E-Mail und Passwort anlegen. Für den Zugang zur App genügen diese einfachen Schritte:

  1. Laden Sie die Kiogo-App herunter und öffnen Sie sie
  2. Wählen Sie den Reiter Elternteil
  3. Geben Sie die beiden Codes ein, die Sie von der Einrichtung erhalten haben:
    • Schulcode (ID): kennzeichnet die Einrichtung, die Ihr Kind besucht
    • Elterncode: ein persönlicher, exklusiver Code mit 6 Zeichen, der Ihrem Kind zugeordnet ist
  4. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche QR-Code scannen tippen und die Kamera auf den von den Betreuern bereitgestellten Code richten
  5. Tippen Sie auf Eintreten

💡 Sicherheitshinweis

Der Elterncode ist streng persönlich. Er stellt sicher, dass die Informationen, Notizen und Mitteilungen zu Ihrem Kind ausschließlich für Sie sichtbar sind.

🟢

Anwesenheit des Tages

Anwesend (grünes Häkchen): Das Kind ist für den Tag bestätigt. Abwesend (rotes Symbol): Bitte melden Sie die Abwesenheit der Einrichtung. Mit dem Schalter „Anwesenheit heute“ können Sie eine Abwesenheit im Voraus melden.

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Status der Hausaufgaben

Prüfen Sie, wie die Schulaufgaben während der Betreuungszeit vorankommen: erledigt oder noch in Arbeit.

🗒️

Notiz der Betreuer

Individuelle Mitteilungen und Anmerkungen zum Tag (z. B. „Hat die Geschichtsrecherche abgeschlossen“, „Morgen das Geometrieheft mitbringen“).

🍽️

Speiseplan

Sehen Sie den von der Einrichtung für heute zusammengestellten Speiseplan ein: Vorspeise, Hauptgericht, Beilage/Obst.

✉️

Zuletzt gesendete Nachricht

Zeigt den Verlauf und die Uhrzeit der letzten an die Betreuer gesendeten Nachricht.

7.2 Nachrichten und Mitteilungen an die Einrichtung senden

  1. Öffnen Sie das Seitenmenü, indem Sie oben links auf das Symbol mit den drei Linien tippen
  2. Wählen Sie Hinweis / Nachricht senden
  3. Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein
  4. Tippen Sie auf Senden

Die Nachricht erreicht sofort das Tablet oder Smartphone der Betreuer in deren eigenem Bereich.

7.3 Kalender und Termine der Einrichtung

  • Hervorgehobene Tage: Tage mit einem grünen Punkt oder einer Markierung haben geplante Aktivitäten oder Termine
  • Termindetails: Wenn Sie auf einen bestimmten Tag tippen, werden alle Details angezeigt (z. B. Ausflüge in den Park, Geburtstage, Feiertagsschließungen, Besprechungen)

7.4 Zahlungsdaten

  1. Öffnen Sie das Seitenmenü oben links
  2. Wählen Sie Zahlungen
  3. Sehen Sie den IBAN und die Adresse der Einrichtung ein
  4. Mit der Schaltfläche IBAN kopieren können Sie die Daten direkt in die App Ihrer Bank einfügen

8. Häufige Fragen

Betreuer

Müssen Eltern für den Download der App bezahlen?

Nein, der Zugang für Eltern ist völlig kostenlos. Sie müssen lediglich die Schul-ID und den vom Betreuer erhaltenen Elterncode eingeben.

Was passiert, wenn ein Elternteil den Code verliert?

Sie können den Code jederzeit erneut einsehen oder teilen, indem Sie auf die Karte des Kindes tippen.

Können wir die App gleichzeitig auf mehreren Tablets/Smartphones nutzen?

Ja, melden Sie sich einfach mit denselben Zugangsdaten des Betreuerkontos an.

Familien

Ist die App für Eltern kostenlos?

Ja, die App für Familien ist völlig kostenlos und erfordert kein Abo.

Was muss ich tun, wenn ich das Smartphone wechsle?

Laden Sie die Kiogo-App einfach erneut herunter und geben Sie Schulcode und Elterncode noch einmal ein.

Kann ich die App auf mehreren Telefonen installieren (z. B. Mama und Papa)?

Ja, beide Elternteile können die App herunterladen und dieselben Zugangscodes eingeben, um die Informationen zum Kind gleichzeitig zu verfolgen.

📞 Support kontaktieren

E-Mail: fdmarco3@gmail.com